Quand peut-on avoir accès à son dossier individuel ?

Tout agent public peut avoir accès à son dossier individuel dans deux types de cas.

En cas d'engagement d'une procédure disciplinaire, le fonctionnaire territorial poursuivi a droit obligatoirement à la communication des pièces de son dossier individuel, ainsi qu'à l'assistance de défenseurs de son choix lors de cette communication (article 19, alinéa 2, de la loi du 13 juillet 1983 modifiée pour les titulaires et article 37, alinéa 2, du décret du 15 février 1988 modifié pour les non titulaires).

L'Administration doit informer l'agent de ses droits (Conseil d'Etat 17 juin 1988, Monsieur LABROSSE).

La consultation est prévue dans deux types de cas.

Il s'agit de mesures prises à l'égard des agents pour des motifs tenant plus à sa personne (manière de servir, inaptitude professionnelle, etc.) que pour des motifs tenant aux besoins du service.

Depuis son arrêt de principe, Nègre, rendu le 24 juin 1949 et se fondant sur l'article 65 de la loi du 22 avril 1905, le Juge Administratif exige qu'une mesure administrative appliquée dans cette circonstance soit précédée obligatoirement de la communication du dossier individuel.

Ainsi, le fait d'affecter dans un autre service un agent de police municipale en raison de ses relations conflictuelles avec son chef de service constitue une mesure prise en considération de la personne justifiant à ce titre la communication de son dossier individuel préalablement à son déplacement (Tribunal Administratif de Cayenne, 20 février 1988, Monsieur CIDRAC c./. Ville de Cayenne).

L'agent doit prendre connaissance de son dossier individuel sur la base de l'article 6 bis de la loi du 17 juillet 1978 modifiée.

La demande doit en être fait par écrit, la collectivité ayant un mois pour répondre.

En l'absence de réponse à l'expiration du délai, cela équivaut à un refus de communication. Le refus tacite ou exprès de la part de la collectivité fait courir un délai de deux mois pour saisir la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA).

Cette saisine est le préalable à tout recours juridictionnel.

L'avis de la CADA ne lie pas la collectivité qui dispose d'un délai d'un mois pour informer la CADA et le demandeur de la suite réservée à sa demande.

En cas de refus exprès de communiquer le document, le demandeur dispose d'un délai de deux mois(pas de délai en cas de refus implicite) pour saisir le Juge Administratif, qui doit statuer dans les six mois.

A l'instar de la procédure disciplinaire, l'agent peut se faire assister d'une personne de son choix et la collectivité ne peut s'y opposer (Conseil d'Etat, 11 juillet 1988, Monsieur COIFFIER).